Eine unvollständige Rechnung ist mehr als nur unschön - sie kann für deinen Kunden bedeuten, dass das Finanzamt den Vorsteuerabzug verweigert. Hier die vollständige Checkliste nach §14 Abs. 4 UStG.
Die Pflichtangaben im Überblick
- Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmens (du)
- Vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers (dein Kunde)
- Steuernummer oder USt-IdNr. des leistenden Unternehmens
- Ausstellungsdatum der Rechnung
- Fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer
- Menge und Art der gelieferten Gegenstände bzw. Umfang und Art der Leistung
- Zeitpunkt der Lieferung/Leistung - wichtig: das ist oft nicht dasselbe Datum wie das Ausstellungsdatum!
- Entgelt, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen, sowie im Voraus vereinbarte Minderungen (z.B. Skonto)
- Anzuwendender Steuersatz oder, bei Steuerbefreiung, ein Hinweis darauf (z.B. Kleinunternehmerregelung)
Die fortlaufende Rechnungsnummer - ein häufiger Stolperstein
Die Rechnungsnummer muss einmalig und nachvollziehbar fortlaufend sein - Lücken oder Dopplungen fallen bei einer Betriebsprüfung schnell auf. Ein gängiges, unkompliziertes Format ist z.B. RE-2026-0001, RE-2026-0002 usw. Wichtig: Eine lückenlose Nummerierung ist nicht zwingend vorgeschrieben (z.B. bei stornierten Entwürfen), sie muss aber jederzeit erklärbar sein.
Sonderfall: Kleinbetragsrechnungen (bis 250 €)
Für Rechnungen bis 250 € Bruttobetrag gelten vereinfachte Anforderungen (§33 UStDV). Hier reichen aus:
- Name und Anschrift des leistenden Unternehmens
- Ausstellungsdatum
- Menge und Art der Leistung
- Bruttobetrag und Steuersatz (bzw. Hinweis auf Steuerbefreiung)
Rechnungsnummer, Kundenanschrift und Steuernummer sind hier nicht zwingend erforderlich - schaden aber auch nicht.
Was, wenn eine Angabe fehlt?
Eine fehlerhafte Rechnung ist nicht automatisch ungültig, kann aber beim Empfänger zu Problemen beim Vorsteuerabzug führen. In der Regel lässt sich eine Rechnung berichtigen (Korrekturrechnung), was aber unnötigen Mehraufwand für beide Seiten bedeutet.
Am einfachsten vermeidest du solche Fehler, indem deine Rechnungssoftware alle Pflichtfelder von vornherein einfordert und erst dann eine Rechnung erstellt, wenn dein Firmenprofil und deine Kundendaten vollständig sind.