GoBD steht für "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form" - ein sperriger Name für eine Regelung, die jeden betrifft, der Rechnungen digital erstellt oder empfängt.
Die wichtigsten GoBD-Grundsätze für Rechnungen
Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit: Jeder Geschäftsvorfall muss sich lückenlos nachverfolgen lassen - von der Angebotserstellung bis zur bezahlten Rechnung.
Unveränderbarkeit: Einmal ausgestellte Rechnungen dürfen nachträglich nicht mehr inhaltlich verändert werden, ohne dass die Änderung dokumentiert wird. Ein nachträgliches "Umschreiben" einer bereits verschickten Rechnung ist tabu - stattdessen braucht es eine Korrekturrechnung oder Gutschrift.
Vollständigkeit: Alle Geschäftsvorfälle müssen erfasst werden - keine Rechnung darf "verloren gehen" oder außerhalb der Buchhaltung existieren.
Zeitgerechte Erfassung: Rechnungen sollten zeitnah erfasst werden, nicht erst Monate später gesammelt.
Die 10-Jahres-Aufbewahrungspflicht
Rechnungen - ausgehende wie eingehende - müssen 10 Jahre aufbewahrt werden, gerechnet ab Ende des Kalenderjahres der Ausstellung. Bei digitalen Rechnungen bedeutet das: Sie müssen über den gesamten Zeitraum lesbar, unveränderbar und maschinell auswertbar verfügbar bleiben - ein einfacher Ordner mit PDFs auf dem Desktop-Rechner reicht dafür in der Praxis oft nicht aus (Stichwort: Backup, Ausfallsicherheit, Formatstabilität).
Was bedeutet das praktisch für dich?
- Nutze für die Rechnungsstellung idealerweise eine Software, die Rechnungen nach dem Erstellen nicht mehr nachträglich veränderbar macht (nur stornieren/korrigieren)
- Sorge für eine sichere, redundante Speicherung deiner Rechnungsdaten - nicht nur lokal auf einem einzelnen Gerät
- Bei einer Betriebsprüfung muss das Finanzamt im Zweifel maschinell auf deine Daten zugreifen können (Datenzugriff nach GDPdU/GoBD) - reine Papierablage reicht bei digital erstellten Rechnungen nicht mehr aus
Fazit
Die GoBD klingen komplizierter, als sie im Alltag sind: Wer eine ordentliche digitale Rechnungssoftware nutzt, die Rechnungen automatisch archiviert, fortlaufend nummeriert und vor nachträglicher Veränderung schützt, erfüllt die wichtigsten Anforderungen bereits automatisch - ganz ohne zusätzlichen Aufwand.